Gesamtransparenzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher i.S.v. Artikel 4 Ziffer 7 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist: Cool Tec Electronic GmbH, Ilmenauer Straße 7, D-98701 Großbreitenbach, Tel. +49 (0)36781 44 69-0, Fax +49 0367814469-4, E -Mail: info@cooltec.de, vertreten durch den Geschäftsführer Benedikt Lausberg. Der externe Datenschutzbeauftragte ist der Rechtsanwalt Dr. Stephan Gärtner, dsb@stanhope.de. Soweit von „Wir“ oder „uns“ die Rede ist, bezieht sich dies auf den hier dargestellten Verantwortlichen.

Rechte der Betroffenen

Die Betroffenen haben mit Blick auf die zu ihrer Person verarbeiteten, personenbezogenen Daten nach der Datenschutzgrundverordnung mehrere Rechte. Insbesondere:

• das Recht auf Auskunft über die gespeicherten, personenbezogenen Daten,

• das Recht auf die Berichtigung unrichtig gespeicherter, personenbezogener Daten,

• das Recht auf Löschung personenbezogener Daten, für deren weitere Speicherung es keine Rechtsgrundlage gibt,

• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der gespeicherten, personenbezogenen Daten,

• das Recht auf Datenübertragbarkeit,

• das Recht sich bei für uns zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz zu beschweren.

Soweit die Tatbestandsvoraussetzungen der jeweiligen Ansprüche gegeben sind und wir Sie identifizieren können, werden wir Ihre Ansrpüche zeitnah erfüllen.

Verarbeitungsvorgänge, bei denen eine automatisierte Entscheidungsfindung (ggf. auch Profiling) stattfindet

• Soweit wir in Absatz 2 einen Verarbeitungsvorgang näher bezeichnen, bedeutet dies, dass wir bei diesen Tools/Verarbeitungskonstellationen ausnahmsweise eine besondere Form der Datenverarbeitung vornehmen. In diesem Zusammenhang weisen wir Sie auf folgendes hin:

1. Die besondere Form der Verarbeitung ist die sog. automatisierte Entscheidungsfindung. Das sind Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und die sich rechtlich oder auf sonstige Weise erheblich auf Sie auswirken (z.B. Entscheidung über die Begründung eines Vertrages). Zu einer derartigen Verarbeitung zählt auch das „Profiling“, das in jeglicher Form automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten unter Bewertung der persönlichen Aspekte in Bezug auf eine natürliche Person besteht, insbesondere zur Analyse oder Prognose von Aspekten bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben oder Interessen, Zuverlässigkeit oder Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel der betroffenen Person, soweit dies rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

2. Grundsätzlich sind solche Verarbeitungsvorgänge verboten (vgl. Artikel 22 Absatz 1 DSGVO), wobei es von diesem Verbot auch Ausnahmen gibt. Sofern wir uns auf Ausnahmen berufen, erläutern wir diese in unseren Datenschutzinformationen für Personen, denen gegenüber wir vertragliche Entscheidungen treffen, also i.d.R. Kunden und/oder Lieferanten. Auf diese Erklärung nehmen wir Bezug.Soweit wir in Absatz 2 nichts aufgeführt wird, setzen wir diese Technologie auch nicht ein.

• Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.

Datenübermittlung an Stellen außerhalb der Europäischen Union

• Es besteht die Möglichkeit, dass wir personenbezogenen Daten an Stellen übermitteln und/oder übermitteln lassen, die außerhalb der Europäischen Union sitzen oder dies zumindest nicht ausschließen können (fortan: Drittlandstelle). In diesen Fällen müssen wir nach Artikel 44 DSGVO garantieren, dass dadurch das Schutzniveau der Datenschutzgrundverordnung nicht unterschritten wird. Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass die Drittlandstelle sowohl ein Verantwortlicher als auch ein Auftragsverarbeiter sein kann.

• Sofern wir uns in der nachfolgenden Erklärung auf einen sog. Angemessenheitsbeschluss berufen, bedeutet dies, dass die Drittlandstelle in einem Land, Gebiet oder spezifischen Sektor sitzt, zu dem die Kommission beschlossen hat, dass es ein angemessenes Schutzniveau bietet. Diese Garantie folgt dann aus Artikel 45 DSGVO.

• Sofern wir uns in der nachfolgenden Erklärung auf die sog. Standardvertragsklauseln berufen, bedeutet dies, dass die Drittlandstelle die sog. EU-Standardvertragsklauseln akzeptiert und sich damit vertraglich zur Achtung des Schutzniveaus der Datenschutzgrundverordnung verpflichtet hat. Diese Garantie folgt dann aus Artikel 46 Absätze 1 und 5 DSGVO.

• Sofern wir uns in der nachfolgenden Erklärung darauf berufen, dass Sie in die Übermittlung an die Drittlandstelle eingewilligt haben, bedeutet dies, dass Sie über alle bestehenden möglichen Risiken derartiger Übermittlungen, für die es keinen Angemessenheitsbeschluss oder andere Garantien gibt, informiert wurden und der Datenübermittlung dennoch zugestimmt haben. Diese Garantie folgt dann aus Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO. Die entsprechenden Risiken schildern wir aus Transparenzgründen an gesonderter Stelle.

• Diesen Hinweis erteilen wir nur vorsorglich. Er gilt nur, wenn wir in der nachfolgenden Erklärung hierauf Bezug nehmen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir hiervon keinen Gebrauch machen.

Sonderkonstellation: EU-Standardvertragsklauseln und Drittlandstellen mit Sitz in den USA

• Ergänzend zu den Ausführungen unter „Datenübermittlung an Stellen außerhalb der Europäischen Union“ – Absatz 3 weisen wir Sie auf eine Sonderkonstellation hin. Bei Übermittlungen an Drittlandstellen mit Sitz in den USA ist die Möglichkeit, sich auf die EU-Standardvertragsklauseln zu berufen, eingeschränkt. Sofern wir also beabsichtigen, uns in diesem Zusammenhang auf die EUStandardvertragsklauseln zu berufen (oder dies bereits tun), weisen wir auf folgendes hin:

• Wir werden die Übermittlung personenbezogener Daten an US-Drittlandstellen nur dann auf die EUStandardvertragsklauseln stützen, wenn wir zuvor eine gründliche Überprüfung des damit verbundenen Sachverhalts vorgenommen haben. Hierbei ermitteln wir zunächst ein Risikolevel (Art und insbesondere Sensibilität der betroffenen Daten, Umfang der Datenverarbeitung, Zweck der Datenverarbeitung, Missbrauchsanfälligkeit). Anschließend prüfen wir, ob die vertraglichen Zusagen der US-Drittlandstelle sowie die dort getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (z.B. Verarbeitung von Daten ausschließlich in EU-basierten Rechenzentren, Verschlüsselungstechnologie) die vorab festgestellten Risiken hinreichend minimieren. Nur wenn wir hierbei zu dem Ergebnis kommen, dass die EU-Standardvertragsklauseln ausnahmsweise auch bei einer US-Drittlandstelle eine hinreichende Garantie sind, werden wir uns darauf berufen.

• Diesen Hinweis erteilen wir nur vorsorglich. Er gilt nur, wenn wir in der nachfolgenden Erklärung hierauf Bezug nehmen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir hiervon keinen Gebrauch machen.

Sonderkonstellation: Einwilligung in die Übermittlung an Drittlandstellen mit Sitz in den USA, einschließlich der Risikohinweise

• Ergänzend zu den Ausführungen unter „Datenübermittlung an Stellen außerhalb der Europäischen Union“ – Absatz 4 weisen wir Sie auf eine weitere Sonderkonstellation hin. Bei Übermittlungen an Drittlandstellen mit Sitz in den USA ist die Möglichkeit, sich auf die EU-Standardvertragsklauseln zu berufen, eingeschränkt. Daher bleibt in einigen Fällen nur die Möglichkeit, Sie nach Ihrer Einwilligung in diese Übermittlung zu fragen. Bevor Sie diese Einwilligung jedoch erteilen, bitten wir Sie folgende Risiken zur Kenntnis zu nehmen und bei der Entscheidung, ob Sie einwilligen, zu bedenken:

• Wir weisen Sie mit Nachdruck darauf hin, dass eine Datenübermittlung in die USA ohne den Schutz eines Angemessenheitsbeschlusses ggf. erhebliche Risiken mit sich bringt. Es ist insbesondere auf folgende Risiken hinzuweisen:

1. In den USA existiert kein einheitliches Datenschutzrecht; schon gar nicht ein solches, das vergleichbar mit dem in der EU geltenden Datenschutzrecht wäre. Das bedeutet, dass sowohl US-Unternehmen als auch staatliche Stellen mehr Möglichkeiten haben, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, insbesondere zur werblichen Ansprache, Profilbildung und Durchführung von (strafrechtlichen) Ermittlungen. Unsere Möglichkeiten, dagegen vorzugehen sind erheblich eingeschränkt.

2. Der US-Gesetzgeber hat sich zahlreiche Zugriffsrechte auf Ihre personenbezogenen Daten zugebilligt (vgl. etwa Section 702 des FISA oder die E.O. 12333 i.V.m. PPD-28), die mit unserem Rechtsverständnis nicht vereinbar sind. Insbesondere findet keine, mit den in der Europäischen Union vergleichbare Verhältnismäßigkeitsprüfung vor einem Zugriff statt.

3. Bürger der Europäischen Union haben in den USA keinen effektiven Rechtsschutz zu erwarten.

4. Wir werden Sie i.d.R. nur dann um eine solche Einwilligung bitten, wenn wir zu dem Ergebnis gekommen sind, dass die US-Drittlandstelle sich nicht erfolgreich auf EU-Standardvertragsklauseln berufen kann.

• Diese Erklärung geben wir lediglich vorsorglich ab. Sie gilt nur, wenn wir in der nachfolgenden Erklärung hierauf Bezug nehmen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir hiervon keinen Gebrauch machen.

Hinweise zur rechtlichen Verarbeitungspflicht

Nur sofern wir in der nachfolgenden Datenschutzerklärung auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO hinweisen, besteht eine rechtliche Pflicht zur Verarbeitung.

Löschung von Daten

Sofern wir in den nachfolgenden Erklärungen mitteilen, dass wir Daten löschen, ist die Rechtsgrundlage hierfür stets Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 5 Absatz 1 Satz 1 lit. a, e DSGVO. Hiernach müssen wir Ihre Daten löschen, wenn es keine Rechtsgrundlage zur Aufbewahrung mehr gibt.

Verarbeitung der Daten in der Phase der aktiven Beschäftigung

• Wir erfassen Ihre Daten steuerlich erforderlichen Stammdaten und kommunizieren dies mit den Kranken -, Renten -, Pflegekassen und sonstigen sozialrechtlichen Empfängern. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. den jeweiligen Arbeitgeberpflichten (insb. SGB X). Wir speichern die Daten bis zum Wegfall dieses Zwecks, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Wir nutzen Ihre Kontodaten, um Ihnen Ihren Arbeitslohn und/oder Ihre Vergütung auszukehren oder Auslagen und Aufwendungen, soweit die gesetzlichen oder vertraglichen Voraussetzungen gegeben sind, auszuzahlen. Rechtsgrundlage ist Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG2018. Wir speichern die Daten bis zum Wegfall dieses Zwecks, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Ferner speichern wir alle steuer- und handelsrechtlichen Informationen, die aus Ihrem Verhalten hervorgehen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, Ihre Daten gemäß steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Hiernach sind wir verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

  Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Wir erfassen Beginn und Ende Ihrer Arbeitszeit. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 17 Absätze 1 und 2 MiLoG und § 16 Absatz 2 ArbZG. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, Ihre Daten gemäß mindestlohn- und arbeitszeitrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Hiernach sind wir verpflichtet, Beginn und Ende der Arbeitszeit zu dokumentieren und die Dokumentation für zwei aufzubewahren; dies ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Wir führen ein Lohnkonto zu Ihrer Person. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 41 Absatz 1 EStG. Hiernach sind wir verpflichtet, Lohnkontodaten i.S.v. § 41 Absatz 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 41 EStG). Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Wir stellen Ihnen Betriebsmittel zur arbeitsvertraglich geschuldeten Kommunikation zur Verfügung. Rechtsgrundlage ist Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 1 BDSG2018. Hierfür setzen wir folgende Dienstleister ein, die wir gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt haben:
  Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 – 7329. USA (Microsoft365, OneDrive, Microsoft Teams): Mit Blick auf die nicht auszuschließende US-Datenübermittlung hat sich der Anbieter zur Achtung des Datenschutzrechts der Europäischen Union auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet, sodass eine nicht auszuschließende Datenübermittlung in die USA ergänzend gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt ist. Ferner haben Microsoft und wir darüberhinausgehende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die eine Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln rechtfertigen.

• In einigen Fällen bitten wir Sie um Ihre Einwilligung zur Aufnahme, Speicherung und Verbreitung einer Fotografie von Ihnen. Sie erhalten dann ggf. weitere Informationen dazu. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, eine von Ihnen erteilte Einwilligung zu dokumentieren. Ihre Daten werden gelöscht, sobald die zivilrechtliche Verjährungsfrist mit Blick auf Ihrer Ansprüche Ihrerseits im Zusammenhang mit der Verarbeitung, in die Sie eingewilligt haben, abläuft. Das ist i.d.R. der Fall am 31. Dezember des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, es sei denn dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Nur sofern Sie einwilligen (vgl. vorheriger Absatz), fertigen wir eine Fotografie von Ihnen an, speichern sie und verbreiten Sie. Rechtsgrundlage ist Artikel 88 DSGVO i.V.m. § 26 Absatz 2 BDSG2018, mithin Ihre Einwilligung. In diesem Fall werden Ihre Daten mit Wirkung für die Zukunft gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit und mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle (Allgemeiner Teil, Verantwortlicher).

Verarbeitung der Daten nach Ende der Beschäftigung

• Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses bewahren wir Ihre Daten auf. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB, § 17 Absätze 1 und 2 MiLoG, § 16 Absatz 2 ArbZG und § 41 Absatz 1 EStG. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, Ihre Daten gemäß gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren. Hiernach sind wir verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

  3. Beginn und Ende der Arbeitszeit zu dokumentieren und die Dokumentation für zwei aufzubewahren; dies ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

  4. Lohnkontodaten i.S.v. § 41 Absatz 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 41 EStG),

  5. Daten, aus denen hervorgeht, dass Sie in eine Verarbeitung eingewilligt haben, bis zum 31. Dezember des dritten Kalenderjahres, das auf das Ende der Beschäftigung folgt, aufzubewahren (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO i.V.m. Artikel 5 Absatz 2 DSGVO). Hierfür setzen wir folgende Dienstleister ein, die gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt haben: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 – 7329. USA (Microsoft365, OneDrive, Microsoft Teams). Die Übermittlung der Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union (hier USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt, da sich der Anbieter gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet hat. Ferner hat er darüberhinausgehende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die eine Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln rechtfertigen.

• Nach Ablauf dieser Fristen (vgl. vorheriger Absatz) werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

Verarbeitung der Daten in der Phase der aktiven Vertragsbeziehung

• Wir verarbeiten alle Daten, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, insbesondere zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da die Verarbeitung der Anbahnung, Durchführung und/oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses dient. In diesem Fall werden Ihre Daten gelöscht, sobald der jeweilige Zweck erfüllt ist, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Ferner speichern wir alle steuer- und handelsrechtlichen Informationen, die aus Ihrem Verhalten hervorgehen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, Ihre Daten gemäß steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Hiernach sind wir verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

  Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Wir werden Ihren Namen, Ihre E -Mail-Adresse sowie auftragsbezogene Kommunikationsinhalte sowie Informationen zu Ihrem Lese- und Klickverhalten dazu verwenden, Sie werblich anzusprechen. Die werbliche Ansprache per E -Mail und/oder Briefpost. Inhaltlich umfasst die werbliche Ansprache jede Äußerung von uns, bei der Ausübung unseres, konkreten Gewerbes mit dem Ziel, den Absatz unserer Waren oder die Erbringung unserer Dienstleistungen zu fördern. Dazu zählen insbesondere, aber nicht abschließend regelmäßige und unregelmäßige Newsletter, Einladungen, Kundenzufriedenheitsbefragungen und Angebote für konkrete Produkte und Leistungen. Ferner umfasst die werbliche Ansprache, dass wir Sie per E -Mail, auf die kostenfreien und kostenpflichtigen Produkte und Dienstleistungen aufmerksam machen dürfen, die unsere Kooperationspartner anbieten. Hierbei werden Ihre Daten nicht an diese Kooperationspartner übermittelt. Vielmehr empfehlen wir Ihnen lediglich deren Produkte, wobei wir diese Nachrichten selbst editieren können. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO. Danach dürfen wir Ihre Daten zur werblichen Ansprache auch ohne Ihre Einwilligung verarbeiten. Unser berechtigtes Interesse folgt daraus, dass zwischen uns eine Vertragsbeziehung besteht, dass wir Sie vorab darüber informiert haben und dass Sie jederzeit und ohne Begründung der Verarbeitung zu werblichen Zwecken widersprechen können. In diesem Zusammenhang weisen wir Sie noch darauf hin, dass Sie der Verwendung jederzeit widersprechen können, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

• In einigen machen wir Sie möglicherweise darauf aufmerksam, dass ein Gespräch per Videokonferenz stattfinden kann. In diesem Fall eröffnen wir Ihnen aber stets auch eine Alternative dazu (z.B. Telefon, Präsenzgespräch vor Ort). In diesem Fall fragen wir Sie nach einer Einwilligung in die Durchführung des Gespräches sowie in den Einsatz des Tools „Microsoft Teams“. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m.

  1. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO (für die Durchführung der Videokonferenz),

  2. Artikel 5 Absatz 2 DSGVO i.V.m. Artikel 9 Absatz 2 lit. a DSGVO (für die ggf. stattfindende Verarbeitung von Gesundheitsdaten, z.B. Brillenträger*in),

  3. Artikel 5 Absatz 2 DSGVO i.V.m. Artikel 44 DSGVO i.V.m. Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO (für den nicht auszuschließenden US-Datentransfer beim Einsatz von Microsoft Teams).

  Hiernach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, eine von Ihnen erteilte Einwilligung zu dokumentieren. Ihre Daten werden gelöscht, sobald die zivilrechtliche Verjährungsfrist mit Blick auf Ihrer Ansprüche Ihrerseits im Zusammenhang mit der Verarbeitung, in die Sie eingewilligt haben, abläuft. Das ist i.d.R. der Fall am 31. Dezember des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Wenn Sie sich für ein Gespräch per Videokonferenz entscheiden, laden wir Sie zu einer Videokonferenz ein und verarbeiten dabei alle Daten, die für die Durchführung der Einladung zwingend verarbeitet werden müssen. Dann führen wir das Gespräch mit Ihnen durch, wobei Sie während des gesamten Gespräches die Möglichkeit haben, Ihre Kamera zu aktivieren oder zu deaktivieren. Je nach Ihrer Entscheidung werden entweder nur Ihre Tondaten oder auch Ihre Bilddaten verarbeitet. Aufzeichnungen finden nicht statt. Der Verarbeitung steht auch nicht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO entgegen, denn Ihre Einwilligung umfasst ggf. auch die Verarbeitung dieser Daten (vgl. Artikel 9 Absatz 2 lit. a DSGVO).

• Im Rahmen der Durchführungsphase setzen wir folgende Drittanbieter ein, die wir gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt haben:
  Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 – 7329. USA (Microsoft365, OneDrive, Microsoft Teams): Wir haben diese Tools so modefiziert, dass Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. Mit Blick auf den möglicherweise nicht auszuschließenden US-Datentransfer gilt, dass eine Videokonferenz nur stattfindet, wenn Sie in den nicht auszuschließenden USDatentransfer gemäß Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO einwilligen. Bitte lesen Sie vor Erteilung dieser Einwilligung unsere Risikohinweise (vgl. „Allgemeiner Teil“ / Sonderkonstellation: Einwilligung in die Übermittlung an Drittlandstellen mit Sitz in den USA, einschließlich der Risikohinweise). Ergänzend hat sich der Anbieter zur Achtung des Datenschutzrechts der Europäischen Union auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet, sodass eine nicht auszuschließende Datenübermittlung in die USA ergänzend gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt ist. Ferner haben Microsoft und wir darüberhinausgehende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die eine Anwendung der EUStandardvertragsklauseln rechtfertigen.

Verarbeitung der Daten nach Ende des Vertragsverhältnisses

• Nach Ende des Vertragsverhältnisses bewahren wir Ihre Daten auf. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, Ihre Daten gemäß gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren. Hiernach sind wir verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

  3. Hierfür setzen wir folgende Dienstleister ein, die wir gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt haben:
     Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 – 7329. USA (Microsoft365, OneDrive, Microsoft Teams). Die Übermittlung der Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union (hier USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt, da sich der Anbieter gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet hat. Ferner hat er darüberhinausgehende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die eine Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln rechtfertigen.

• Nach Ablauf dieser Fristen (vgl. vorheriger Absatz) werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

Verarbeitung bei einer Unternehmensveräußerung im Wege der Abspaltung oder Verschmelzung

• Es besteht die Möglichkeit, dass sich unser Unternehmen oder Teile davon gesellschaftsrechtlich verändern. Hierbei haben wir u.a. die Möglichkeit, durch die Veräußerung von Teilen unseres Unternehmens (Abspaltung) oder durch den Zusammenschluss mit anderen Unternehmen (Verschmelzung) uns zu reorganisieren. Bei einer Abspaltung bleiben wir als Unternehmen bestehen, übertragen einen Teil unseres Vermögens auf einen oder mehrere andere, bereits bestehende oder neue Rechtsträger. Bei einer Verschmelzung übertragen wir unser gesamtes Unternehmen auf einen anderen, entweder schon bestehenden oder neu zu gründenden Rechtsträger.

• Unabhängig davon, welche Variante der gesellschaftsrechtlichen Veränderung wir wählen, besteht die Möglichkeit, dass die Daten, die wir von Ihnen erhoben haben, dabei an den jeweiligen neuen Rechtsträger mitübertragen werden, ggf. auch entgeltlich. Es besteht sogar die Möglichkeit, dass dies der Hauptgrund für die gesellschaftsrechtliche Veränderung und ein wesentlicher, preisbildender Faktor ist.

• Für die unter Absatz 2 beschriebene Übertragung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung jedoch nicht erforderlich. Denn auf diese Übertragung ist der datenschutzrechtliche Grundsatz, wonach jede Verarbeitung personenbezogener Daten, einer Erlaubnisgrundlage bedarf, nicht anwendbar. Denn dieser aus Artikel 5 Absatz 1 lit. a DSGVO herrührende Rechtsgrundsatz erfordert eine Verarbeitung Ihrer Daten. In Betracht kommt hier zwar eine Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung. Aber sowohl die Elemente „Übermittlung“, „Verbreitung“ als auch „Bereitstellung in anderer Form“ setzen voraus, dass die Daten vom Verantwortlichen, also uns, an eine Stelle außerhalb des Verantwortlichen gelangen. Und im Fall der Abspaltung oder Verschmelzung wäre bzgl. Ihrer Daten der neue Rechtsträger kein Dritter i.S.v. Artikel 4 Ziffer 10 DSGVO.

Verarbeitung bei einer Unternehmensveräußerung im Wege des Asset-Deals

• Es besteht die Möglichkeit, dass sich unser Unternehmen oder Teile davon auch auf andere Weise gesellschaftsrechtlich verändern. Hierbei bestünde die Möglichkeit eines sog. Asset-Deals. Unter einem Asset Deal versteht man den Unternehmenserwerb durch Übertragung seiner jeweiligen Vermögensgüter, wenn wir also „gekauft“ werden.

• Sofern wir – im Zeitpunkt der Übertragung Ihrer Daten – Ihnen gegenüber noch vertraglichen Pflichten haben, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen stehen, ist die mit dem Asset-Deal verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt. Nach dieser Vorschrift ist die darin liegende Verarbeitung zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt. Hier besteht ein solches Verarbeitungsinteresse. Die Frage, ob ein solches Interesse vorliegt, ist am Verarbeitungszweck zu messen und muss einerseits rechtliche, wirtschaftliche und ideelle Interessen berücksichtigen und andererseits mit Blick auf die (Unions-)Grundrechte weit ausgelegt werden. Hier ist unser Interesse, dass unsere Mandanten auch nach dem Asset-Deal weiterbedient werden. Dies entspricht freilich auch Ihrem Interesse. Selbstverständlich können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen, dies durch formlose Nachricht an einen der o.g. Kontaktkanäle („Wer sind wir?“).

• Sofern wir – im Zeitpunkt der Übertragung Ihrer Daten – bereits alle vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber, die im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung unserer Produkte und Dienstleistung stehen, erfüllt haben, wird die Übertragung Ihrer Daten nur erfolgen, soweit es nachvertragliche Pflichten gibt oder es wahrscheinlich ist, dass Sie ggf. noch Nachfragen haben. Denn dann ist die mit dem Asset-Deal verbundene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f DSGVO gerechtfertigt. Das Interesse folgt hier daraus, dass in der möglicherweise anfallenden Erfüllung nachvertraglicher Pflichten und Nachfragen Ihrerseits, ein Übertragungsinteresse besteht.

• Wir behalten uns das Recht vor, ergänzend eine Einwilligung von Ihnen abzufragen, wenn andere Fälle der Datenübermittlung zwecks Durchführung einer gesellschaftsrechtlichen Reorganisation in Betracht kommen. Insoweit verarbeiten wir die aus Ihren, uns bekannten Kontaktdaten herrühren, um Sie um Ihre Einwilligung in die werbliche Ansprache zu bitten. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Nach dieser Vorschrift dürfen wir Ihre Daten verarbeiten, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen. Die rechtliche Verpflichtung, der wir unterliegen, folgt aus Artikel 7 Absatz 1 DSGVO bzw. Artikel 5 Absatz 1 DSGVO. Denn nach diesen Vorschriften sind wir rechtlich verpflichtet, die Einholung einer Einwilligung zu dokumentieren. Das geht nur, wenn wir Ihre Daten dafür zu Nachweiszwecken erheben. Wir speichern die Daten, solange dies zu Nachweiszwecken erforderlich ist. Sofern Sie die Einwilligung bestätigen, endet die Aufbewahrungsfrist erst nach Widerruf Ihrer Einwilligung zzgl. der Zeit bis zur Verjährung etwaiger zivilrechtlicher Ansprüche, also i.d.R. am 31. Dezember des 3. Kalenderjahres, das auf das Jahr, in dem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, folgt.

Verarbeitung der Daten in der Phase der aktiven Vertragsbeziehung

• Wir verarbeiten alle Daten, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses, insbesondere zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da die Verarbeitung der Anbahnung, Durchführung und/oder Beendigung eines Vertragsverhältnisses dient. In diesem Fall werden Ihre Daten gelöscht, sobald der jeweilige Zweck erfüllt ist, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Ferner speichern wir alle steuer- und handelsrechtlichen Informationen, die aus Ihrem Verhalten hervorgehen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, Ihre Daten gemäß steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften aufzubewahren. Hiernach sind wir verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

  Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• In einigen machen wir Sie möglicherweise darauf aufmerksam, dass ein Gespräch per Videokonferenz stattfinden kann. In diesem Fall eröffnen wir Ihnen aber stets auch eine Alternative dazu (z.B. Telefon, Präsenzgespräch vor Ort). In diesem Fall fragen wir Sie nach einer Einwilligung in die Durchführung des Gespräches sowie in den Einsatz des Tools „Microsoft Teams“. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m.

  1. Artikel 7 Absatz 1 DSGVO (für die Durchführung der Videokonferenz),

  2. Artikel 5 Absatz 2 DSGVO i.V.m. Artikel 9 Absatz 2 lit. a DSGVO (für die ggf. stattfindende Verarbeitung von Gesundheitsdaten, z.B. Brillenträger*in),

  3. Artikel 5 Absatz 2 DSGVO i.V.m. Artikel 44 DSGVO i.V.m. Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO (für den nicht auszuschließenden US-Datentransfer beim Einsatz von Microsoft Teams).

  Hiernach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, eine von Ihnen erteilte Einwilligung zu dokumentieren. Ihre Daten werden gelöscht, sobald die zivilrechtliche Verjährungsfrist mit Blick auf Ihrer Ansprüche Ihrerseits im Zusammenhang mit der Verarbeitung, in die Sie eingewilligt haben, abläuft. Das ist i.d.R. der Fall am 31. Dezember des dritten Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

• Wenn Sie sich für ein Gespräch per Videokonferenz entscheiden, laden wir Sie zu einer Videokonferenz ein und verarbeiten dabei alle Daten, die für die Durchführung der Einladung zwingend verarbeitet werden müssen. Dann führen wir das Gespräch mit Ihnen durch, wobei Sie während des gesamten Gespräches die Möglichkeit haben, Ihre Kamera zu aktivieren oder zu deaktivieren. Je nach Ihrer Entscheidung werden entweder nur Ihre Tondaten oder auch Ihre Bilddaten verarbeitet. Aufzeichnungen finden nicht statt. Der Verarbeitung steht auch nicht das Verbot nach Artikel 9 Absatz 1 DSGVO entgegen, denn Ihre Einwilligung umfasst ggf. auch die Verarbeitung dieser Daten (vgl. Artikel 9 Absatz 2 lit. a DSGVO).

• Im Rahmen der Durchführungsphase setzen wir folgende Drittanbieter ein, die wir gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt haben:
  Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 – 7329. USA (Microsoft365, OneDrive, Microsoft Teams): Wir haben diese Tools so modefiziert, dass Ihre Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden. Mit Blick auf den möglicherweise nicht auszuschließenden US-Datentransfer gilt, dass eine Videokonferenz nur stattfindet, wenn Sie in den nicht auszuschließenden USDatentransfer gemäß Artikel 49 Absatz 1 lit. a DSGVO einwilligen. Bitte lesen Sie vor Erteilung dieser Einwilligung unsere Risikohinweise (vgl. „Allgemeiner Teil“ / Sonderkonstellation: Einwilligung in die Übermittlung an Drittlandstellen mit Sitz in den USA, einschließlich der Risikohinweise). Ergänzend hat sich der Anbieter zur Achtung des Datenschutzrechts der Europäischen Union auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet, sodass eine nicht auszuschließende Datenübermittlung in die USA ergänzend gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt ist. Ferner haben Microsoft und wir darüberhinausgehende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die eine Anwendung der EUStandardvertragsklauseln rechtfertigen.

Verarbeitung der Daten nach Ende des Vertragsverhältnisses

• Nach Ende des Vertragsverhältnisses bewahren wir Ihre Daten auf. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO, § 257 HGB. Danach ist die Verarbeitung auch ohne Ihre Einwilligung zulässig, da wir in diesem Fall unsere rechtliche Verpflichtung erfüllen, Ihre Daten gemäß gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren. Hiernach sind wir verpflichtet,

  1. Daten zu Ihrer Person, die sich aus Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Konzernabschlüssen, Lageberichten und Konzernlageberichten, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelegen, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union, Handelsbüchern sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen ergeben, für zehn Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB),

  2. Daten zu Ihrer Person, die sich aus empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen, aus der Wiedergabe der empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe sowie aus sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, für sechs Jahre aufzubewahren, wobei die Aufbewahrungsfrist i.d.R. mit dem Schluss des Kalenderjahrs beginnt, in dem das maßgebliche Dokument entstanden ist (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO bzw. i.V.m. § 257 HGB).

  3. Hierfür setzen wir folgende Dienstleister ein, die wir gemäß Artikel 28 DSGVO beauftragt haben:
     Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 – 7329. USA (Microsoft365, OneDrive, Microsoft Teams). Die Übermittlung der Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union (hier USA) ist gemäß Artikel 46 DSGVO gerechtfertigt, da sich der Anbieter gemäß den EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet hat. Ferner hat er darüberhinausgehende Sicherheitsmaßnahmen ergriffen, die eine Anwendung der EU-Standardvertragsklauseln rechtfertigen.

• Nach Ablauf dieser Fristen (vgl. vorheriger Absatz) werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, dem stehen andere Rechtsgrundlagen und Aufbewahrungsgründe entgegen.

Verarbeitung bei einer Unternehmensveräußerung im Wege der Abspaltung oder Verschmelzung

• Es besteht die Möglichkeit, dass sich unser Unternehmen oder Teile davon gesellschaftsrechtlich verändern. Hierbei haben wir u.a. die Möglichkeit, durch die Veräußerung von Teilen unseres Unternehmens (Abspaltung) oder durch den Zusammenschluss mit anderen Unternehmen (Verschmelzung) uns zu reorganisieren. Bei einer Abspaltung bleiben wir als Unternehmen bestehen, übertragen einen Teil unseres Vermögens auf einen oder mehrere andere, bereits bestehende oder neue Rechtsträger. Bei einer Verschmelzung übertragen wir unser gesamtes Unternehmen auf einen anderen, entweder schon bestehenden oder neu zu gründenden Rechtsträger.

• Unabhängig davon, welche Variante der gesellschaftsrechtlichen Veränderung wir wählen, besteht die Möglichkeit, dass die Daten, die wir von Ihnen erhoben haben, dabei an den jeweiligen neuen Rechtsträger mitübertragen werden, ggf. auch entgeltlich. Es besteht sogar die Möglichkeit, dass dies der Hauptgrund für die gesellschaftsrechtliche Veränderung und ein wesentlicher, preisbildender Faktor ist.

• Für die unter Absatz 2 beschriebene Übertragung Ihrer Daten ist Ihre Einwilligung jedoch nicht erforderlich. Denn auf diese Übertragung ist der datenschutzrechtliche Grundsatz, wonach jede Verarbeitung personenbezogener Daten, einer Erlaubnisgrundlage bedarf, nicht anwendbar. Denn dieser aus Artikel 5 Absatz 1 lit. a DSGVO herrührende Rechtsgrundsatz erfordert eine Verarbeitung Ihrer Daten. In Betracht kommt hier zwar eine Offenlegung durch Übermittlung, die Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung. Aber sowohl die Elemente „Übermittlung“, „Verbreitung“ als auch „Bereitstellung in anderer Form“ setzen voraus, dass die Daten vom Verantwortlichen, also uns, an eine Stelle außerhalb des Verantwortlichen gelangen. Und im Fall der Abspaltung oder Verschmelzung wäre bzgl. Ihrer Daten der neue Rechtsträger kein Dritter i.S.v. Artikel 4 Ziffer 10 DSGVO.